Teilnehmerverwaltung leicht gemacht – mit der Software bookingkit

bookingkit ist weit mehr
als nur ein Buchungssystem

Anbieter von Kochkursen, Erlebnistouren und Outdoor-Aktivitäten benötigen ein effektives Teilnehmermanagement, um den Überblick zu behalten, Teilnehmer rechtzeitig über mögliche Änderungen zu informieren und um eine optimale Auslastung der Kurse, Touren und Erlebnisse zu gewährleisten. Die Teilnehmerverwaltung von bookingkit verschafft dir einen Überblick über deine Kunden und deren Buchungen und sorgt dafür, dass deine Teilnehmer stets auf dem Laufenden bleiben.

Funktionen der Teilnehmerverwaltungs-Software bookingkit

Für ein optimales Teilnehmermanagement bietet dir die Buchhaltungssoftware bookingkit zahlreiche Funktionen, die dir das Leben erleichtern und dazu beitragen, deine Kunden zufriedenzustellen.

Teilnehmer eines Termins per E-Mail informieren

Mithilfe unserer Teilnehmerverwaltungs-Software kannst du alle Teilnehmer eines bestimmten Termins direkt per E-Mail anschreiben. Rufe dazu einfach im bookingkit Kalender den jeweiligen Tag und Termin auf. Klicke auf den Button „E-Mail an alle Teilnehmer“ und schreibe deine Nachricht im Texteditor, der sich öffnet.

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Detaillierte Teilnehmerliste erstellen lassen

Du benötigst eine Übersicht über alle Teilnehmer eines bestimmten Termins? Die Teilnehmerverwaltungs-Software bookingkit erstellt dir auf Wunsch eine detaillierte Übersicht über die entsprechenden Teilnehmer. Einfach im Bookingkit-Account einloggen, im Belegungsplan bzw. Kalender den gewünschten Termin aufrufen und auf den blauen Button „Checkliste“ klicken. Und schon lädst du dir die Liste als PDF-Datei herunter. Die Liste enthält verschiedene Informationen zu dem Erlebnis wie Startpunkt und Ort. Darüber hinaus gibt sie Aufschluss über Teilnehmernamen, Ticketcodes, Zahlstatus, Preis etc. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, eine Tages Checkliste herunterzuladen.

Minimale Teilnehmerzahl festlegen

Solltest du für ein bestimmtes Erlebnis eine minimale Anzahl an Teilnehmern benötigen, damit die Tour oder der Kurs überhaupt stattfinden kann, kannst du diese mithilfe der bookingkit Teilnehmerverwaltung problemlos einstellen. Aktiviere zunächst in deinem Account unter Einstellungen das Modul „Minimale Teilnehmerzahl“. Jetzt hast du die Möglichkeit, die Anzahl für jedes einzelne Erlebnis individuell anzupassen. Klicke auf den Menüpunkt „Erlebnisse“, wähle den Reiter „Erlebnisse nach Typ“ aus und klicke anschließend auf „Bearbeiten“. Nun kannst du die minimale Anzahl bestimmen. Wenn das Erlebnis trotz vorgegebener Minimalzahl stattfinden soll, setze einfach an der betreffenden Stelle ein Häkchen.

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Mit einem Klick Teilnehmer umbuchen oder Bestellungen stornieren

Teilnehmer zu einem bereits stattgefundenen Termin hinzubuchen

Das Event oder der Kurs hat bereits stattgefunden, du möchtest im Buchungssystem allerdings noch einen Teilnehmer hinzufügen? Kein Problem! Rufe dazu einfach in deinem bookingkit-Account die jeweilige Bestellung auf und klicke auf den Button „Teilnehmer hinzufügen“. Hier kannst du ggf. auch die Kundendaten eintragen.

Erstattung von Buchungsgebühren bei Stornierungen

Auch der Umgang mit Stornierungen gehört zur Teilnehmerverwaltung. Storniert ein Teilnehmer eine Buchung, werden dir die bookingkit-Buchungsgebühren in Höhe von 0,50 € je Teilnehmer im Falle einer Rückerstattung im darauffolgenden Monat gutgeschrieben. Doch beachte: Die Transaktionskosten unseres Zahlungsdienstleisters MangoPay können bei einer Stornierung nicht erstattet werden. In solchen Fällen empfehlen wir dir, die Gebühren auf den Endkunden umzulegen und lediglich eine Teilrückerstattung vorzunehmen.

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