Alles Wissenswerte zu Reservierungssystemen
Online-Reservierungssysteme im Vergleich
Auf dieser Seite erfährst du, worauf du bei der Wahl eines passenden Online-Reservierungssystems für dein Angebot und deine Webseite achten solltest. Falls du bereits unseren Artikel zum Thema Online-Buchungssysteme gelesen hast, kannst du dir direkt die Vorteile unserer Buchungs- und Reservierungssoftware anschauen.
Hotels oder Ferienwohnungen werden heute selbstverständlich online reserviert oder direkt gebucht. Noch vor zehn bis fünfzehn Jahren griff man stattdessen zum Telefon oder ging ins Reisebüro. Auch Dienstleister aus anderen Branchen nutzen immer häufiger die Vorteile von Online-Reservierungssystemen für ihre Gäste bzw. Kunden. Online-Reservierungssysteme erlauben die Terminreservierung beim Friseur, im Lieblingsrestaurant oder die Reservierung eines Mountainbikes im Fahrradverleih am Urlaubsort. All das funktioniert bequem vom heimischen PC aus oder mobil vom Smartphone.
Die Anforderungen an eine passgenaue Reservierungssoftware unterscheiden sich dabei je nach Branche. Anbieter von Segway-Touren bieten beispielsweise Tickets zu festen Terminen an. Sie brauchen für die Online-Reservierung daher einen Veranstaltungskalender, der die zu festen Zeiten reservierbaren Termine enthält. Hingegen benötigen Vermieter von Pensionen auf ihrer Homepage ein Reservierungssystem mit einem Belegungskalender, der online freie Kapazitäten anzeigt. Der Großteil der Anbieter von Reservierungssoftware auf dem Markt ist daher auf bestimmte Branchensoftware spezialisiert.
Andere Online-Reservierungssysteme sind hingegen Allround-Talente und richten sich an mehrere Branchen. Das Angebot reicht vom einfachen WordPress-Plugin bis hin zu komplexen Reservierungssystemen, die auch Module wie Terminverwaltung oder Teilnehmermanagement enthalten. Unabhängig von den branchenspezifischen Anforderungen des Reservierungs- und Verwaltungstools sollten Dienstleister bei der Wahl des passgenauen Reservierungssystems jedoch auf einige grundlegende Funktionen achten. Und die erklären wir dir hier.
Vorteile von Online-Reservierungssystemen
Dein Angebot und deine Website wirken professioneller
Echtzeit-Verfügbarkeit: Weil Nutzer nicht erst anrufen oder eine Email schreiben müssen, vereinfacht ein Reservierungstool die Planung und ermöglicht noch spontanere Reservierungen
Reservierungssysteme helfen bei der automatisierten Verwaltung von Online-Buchungen und Reservierungen. Damit bist du vom Papierkram entlastet
Schon 30% Online-Buchungen oder Reservierungen bringen dir angenehme Ruhe im Tagesgeschäft
Mehr Zeit für dich, in der du dich um dein Geschäft, deine Dienstleistung und deine Kunden kümmern kannst
Software-as-a-Service oder auf dem Computer installierte Reservierungssystem-Software?
Anbieter von reservierbaren Objekten oder Dienstleistungen sitzen nicht ständig an einem stationären Rechner, sondern verwalten ihr Business häufig unterwegs über ihr Smartphone oder Tablet. Es ist deshalb von Vorteil, wenn das Online-Reservierungssystem in einer Cloud, das heißt web-basiert, läuft. Dadurch ist das Reservierungssystem auch mobil zugänglich. Zudem kann es automatisch aktualisiert und gewartet werden. Eine solche web-basierte Reservierungssoftware wird auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet. Das bedeutet: Die Software und die IT-Infrastruktur werden von einem externen Anbieter betrieben, aber du kannst sie als Dienstleistung nutzen.
Dieses Modell ist gerade für kleine Unternehmen eine hervorragende und kostengünstige Alternative zu einem selbst programmierten Reservierungstool. Auch ist ein SaaS-Tool im Regelfall nicht mit Fixkosten verbunden, denn Software-as-a-Service Reservierungssysteme werden im Grundtarif häufig kostenlos angeboten. Du als Webseitenbetreiber zahlst stattdessen bei jeder Online-Reservierung über das Reservierungssystem eine Provisionsgebühr. Das heißt, du hast keine fixen Kosten und zahlst nur im Erfolgsfall.
Selbst programmiertes Reservierungstool oder komplexes Online-Reservierungssystem?
Die All-in-one-Lösungen unter den Reservierungssystemen bringen gleich mehrere Vorteile mit sich:
- Sie helfen dir bei der Verwaltung aller Onlinereservierungen dank praktischer Funktionen der Software. Dazu zählt beispielsweise der automatische Versand von Reservierungsbestätigungen, Stornierungen und Rechnungen im Reservierungssystem.
- Professionelle Reservierungstools wurden aufwändig entwickelt, sind vielfach erprobt und durch Kundenfeedback weiterentwickelt. Die Benutzeroberfläche eines Reservierungssystems lässt sich deshalb intuitiv bedienen. Die Programmierung eines eigenen Online-Reservierungssystems mit php & mySQL kostet dich stattdessen viel Zeit und Mühe.
- Irgendwann benötigt man bei der Benutzung einer Software Hilfe vom Hersteller. Denn kleinere Bugs oder Inkompatibilitäten können immer mal auftreten. Die Programmierer einer selbst-entwickelten Reservierungsfunktion sind möglicherweise nicht täglich erreichbar. Ein professioneller Anbieter von Buchungs- und Reservierungssystemen stellt hingegen einen ausgebildeten Telefon-Support und eine hilfreiche Online-Wissensdatenbank zur Verfügung. Kleiner Tipp: Wenn du eine Reservierungssoftware testest, dann prüfe auch gleich mal die Hilfsbereitschaft und Leistungsfähigkeit des Supports!
- Optimalerweise lassen Reservierungstools deine Angebote automatisch auf Buchungsportalen wie TripAdvisor, Viator oder EventimGuide erscheinen. Damit kannst du zahlreiche potenzielle Neukunden erreichen. Tipp: Achte darauf, dass der Anbieter deines Reservierungssystems unabhängig ist. Das heißt, er ist nicht exklusiv an ein bestimmtes Buchungsportal angeschlossen und kann dich daher auch mit anderen Portalen „connecten“.
Die wichtigsten Features eines Reservierungssystems
Online-Reservierungen in Echtzeit: Gäste bzw. Kunden sehen alle verfügbaren Termine direkt und können sie direkt reservieren. Sollte die Kapazität eines Termins erschöpft sein, sperrt das Reservierungssystem diesen Termin in Echtzeit für weitere Reservierungen.
Sprache & Währung: Viele Anbieter – gerade in den Branchen Tourismus und Freizeitaktivitäten – wollen auch internationale Gäste bzw. Kunden erreichen. Deswegen ist es ungemein wichtig, dass die Reservierungsfunktion zumindest in englischer Sprache verfügbar ist. Idealerweise erkennt das Online-Reservierungssystem anhand der IP-Adresse des Kunden, welche Sprache und Währung verwendet werden sollten.
Customizing: Das Design der Reservierungsmaske sollte an dein Webseitendesign angepasst werden können. Das heißt, du kannst innerhalb des Reservierungssystems selbst Farben und Schriften festlegen oder eine eigene CSS-Datei integrieren. Zudem solltest du individuelle Texte und frei definierbare Sonderfelder für die Reservierungen eintragen können.
Geeignet für Smartphone & Tablet: Immer mehr Gäste bzw. Kunden nutzen Web-Anwendungen über ihre mobilen Geräte. Daher ist es wichtig, dass deine Reservierungs-Webseiten responsiv sind. Das heißt, das ideale Reservierungssystem passt die Darstellung an die jeweilige Bildschirmgröße dynamisch an. Damit sieht deine Homepage inklusive der Reservierungsfunktion auch auf dem Smartphone oder dem Tablet super aus.
Mehr Umsatz mit Gutscheinen: Nutzer lieben Gutscheine. Deine Website sollte daher neben der Reservierungsfunktion auch eine Gutscheinfunktion beinhalten. Darüber kannst du bequem Wertgutscheine und Aktionsgutscheine verkaufen und verwalten. Zusätzlich sollten Gutscheine von externen Gutscheinportalen, wie z. B. Groupon, im Reservierungssystem eingespielt werden können, sodass deine Kunden sie bei der Online-Buchung selbst einlösen können.
SEO-Optimierung: Idealerweise verläuft die Integration der Reservierungsfunktion suchmaschinenoptimiert und das Reservierungssystem kann von Google & Co problemlos ausgelesen werden. Dies hilft dir dabei, mit deinem Angebot bei den für dich wichtigen Suchanfragen gut zu ranken.
Tools zur Online-Reservierung für verschiedene CMS-Systeme
CMS (Content Management Systeme) geben dir einfach bedienbare Tools an die Hand, um eine Website zu erstellen und sie zu pflegen. Die bekanntesten Anbieter sind WordPress, Jimdo, Joomla und Typo3 (Open Source CMS). Für jedes CMS gibt es zahlreiche Plugins – das heißt Erweiterungen der Basis-Version des CMS – mit denen Online-Reservierungen möglich werden. Auch die professionellen SaaS-Anbieter von Reservierungssoftware stellen Plugins zur Verfügung. Das Reservierungssystem von bookingkit beispielsweise unterstützt dich durch ein Plugin für das CMS WordPress. Damit kannst du das Reservierungstool und den Online-Kalender direkt über das WordPress-Backend einbinden und deine Termine darüber verwalten.
Das WordPress-Plugin für unser Reservierungssystem kannst du hier aus dem Repository beziehen.
Die wichtigsten Schnittstellen eines Reservierungssystems
Übersichtliche Anzeige der Verfügbarkeit deines Angebots: Das Reservierungssystem hält den Belegungskalender immer auf dem aktuellsten Stand.
Terminplanung dank intelligenter Funktionen: Ein intelligenter digitaler Reservierungskalender enthält für alle Termine Daten wie Teilnehmer und Kapazitäten im Überblick! Farbliche Markierungen im Reservierungssystem zeigen, wo noch Kapazitäten verfügbar sind.
So kannst du deine Angebote gezielt über das Reservierungssystem steuern, indem du beispielsweise die Preise dynamisch an die Zahl der Gäste oder Teilnehmer anpasst. Außerdem helfen dir die Infos bei der Planung deiner Ressourcen.
Schnittstellen: Dein Reservierungskalender sollte mit anderen digitalen Kalendern wie Google Kalender oder Apple Kalender synchronisiert werden können, damit du alles unter einem Dach hast. Professionelle Online-Reservierungssysteme verknüpfen dein Angebot mit Buchungsplattformen und integrieren die darüber gebuchten oder reservierten Teilnehmer in den Reservierungskalender. So hast du alle Informationen gebündelt zur Hand.
Passender Kalendertyp: Dein Reservierungssystem muss einen Kalendertyp anbieten, der sich an deinem Angebot orientiert. Folgende Kalender umfassen fast alle Fälle:
Veranstaltungskalender:
Plätze für feste Termine reservieren (z. B. Touren, Kurse, Events)
Belegungskalender für tageweise Vermietungen (z. B. Ferienhaus, Pension)
Belegungskalender für bestimmte Zeiträume (z. B. Fahrradverleih, Kletterpark)
Die wichtigsten Schnittstellen eines Reservierungssystems
Zahlungssysteme (ggf. für Anzahlungen oder komplette Online-Bezahlung): EC-Lastschrift, Visa, MasterCard, Kauf auf Rechnung, Barzahlung vor Ort
CMS-Anbieter: Wordpress, Joomla, Jimdo, Strato, WIX, Web.de, Typo3, 1&1 MyWebsite
Buchungsplattformen: z. B. TripAdvisor, musement, Eventim Guide, Viator, Kochschule.de, jollydays, uvm.
Online-Kalender/Buchungskalender: Apple, Google, Outlook
Social Commerce: Facebook, Twitter, Pinterest, Youtube
Mobile Ticketing-Apps: Passbook, PassWallet, Apple Watch, QR-Code
Analyse-Tools: Google Analytics
offene API für komplexe Websites
Schnittstelle zum Buchhaltungssystem
Das Reservierungssystem von bookingkit repräsentiert ein hochprofessionelles und leistungsfähiges Online-Buchungssystem, das speziell auf die Bedürfnisse von Erlebnis-Anbietern zugeschnitten ist. Erlebnisse sind Aktivitäten, die du in deiner Freizeit und im Urlaub selbst gern unternimmst oder deinen Freunden schenken würdest: Kochkurse, Tanzkurse, Stadttouren, Exit-Games, Massagen, Yoga, Museumsführungen und und und. Melde dich einfach bei bookingkit an, erstelle Termine deiner Erlebnis-Angebote in unserer Software und binde den dadurch erzeugten Ticket-Shop in deinem Design auf deiner Webseite ein.